¿Qué es apostilla?
La apostilla es certificar la autenticidad de la firma de funcionarios públicos o agentes diplomáticos en ejercicio de sus funciones y la calidad en que hayan actuado, la cual deberá estar registrada en la base de datos del Ministerio de Relaciones Exteriores, para que el documento sea válido y surta efectos legales en otro país miembro del Convenio de la Haya de 1961, sobre la abolición del requisito de legalización para documentos públicos extranjeros.

¿Como hacer el pre apostille?
Deberá solicitar en la Notaría respectiva, la firma digital del documento para apostillar o legalizar, junto con la generación del código de identificación.
Una vez reciba el correo electrónico con los datos de aprobación del trámite, valide que estén correctos y correspondan a su documento.
Para registrar la solicitud de Apostilla o Legalización en línea, el usuario deberá ingresar en el sitio Web del Ministerio de Relaciones Exteriores.
Datos a tener en cuenta
DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS CON FIRMA DIGITAL – Documentos firmados en Notarías colombianas, seleccionar el país de destino e indicar el código de identificación que le fue remitido por la correspondiente Notaría al correo electrónico proporcionado para el trámite.

*No aplica para copias expedidas por Registraduría Distrital, Municipal, Especial, Auxiliar, Corregidores, Alcaldías o Inspecciones de Policía, cuyo trámite debe hacerse a través del correo validacionsirf@registraduria.gov.co Para más información consulte “Documentos electrónicos con firma digital, numeral 5 “DOCUMENTOS DE REGISTRADURÍA NACIONAL”.

Nota: Tenga presente que la fiel copia de su documento (registros civiles, escrituras públicas o libro de Registro de varios) debe ser expedida por la Notaría en donde reposa el original.

La solicitud de conciliación presentada por el o los interesados no tiene formalidad alguna, pero se considera que una solicitud de conciliación debe tener las características a las de una petición de carácter particular.

La petición deberá contener:

Nombre y apellido de las partes.
Identificación de las partes.
Relación de pretensiones.
Relación de hechos breves y concretos.
Fechas exactas de ocurrencia de los mismos.
Direcciones y teléfonos para efecto de las citaciones, comunicaciones y notificaciones.
Si una de las partes, o ambas está representada por un abogado, deberá acompañarse del poder debidamente otorgado.
Las partes pueden aportar documentos que sustenten sus pretensiones.
Una vez recibida la solicitud de conciliación, el Notario deberá observar que el asunto puesto en conocimiento sea conciliable, de conformidad con la ley.

Si el asunto recibido no es conciliable, en este evento el Notario conciliador deberá expedir una constancia que así lo manifieste.

Si el asunto es conciliable, procederá a citar a audiencia de conciliación, la cual deberá intentarse en el menor tiempo posible y, en todo caso, tendrá que surtirse dentro de los tres (3) meses siguientes a la presentación de solicitud.

Las partes por mutuo acuerdo podrán prolongar este término si se tiene en cuenta que hay acuerdos que requieren de más tiempo para que puedan lograse.

Una vez hecha la citación puede suceder que se presenten varias posibilidades:

En el caso en que las partes no comparezcan el Notario conciliador deberá expedir una constancia en la que se deberá indicar expresamente las excusas presentadas por la inasistencia, si las hubiere.
El notario conciliador deberá expedir esta constancia al vencimiento de los tres días siguientes a la fecha en que debió celebrarse la audiencia.

Presentada la solicitud, la Notaría estudiará el contenido de la misma junto con la documentación anexa y si ésta cumple con los requisitos para su iniciación, se admitirá y se suscribirá el acta correspondiente para surtir el trámite.

Enseguida, se elaborará un edicto emplazatorio, el cual se fijará por un término de diez (10) días en la secretaría de la Notaría y se entregará copia del mismo a los interesados para que surtan la publicación a través de los medios de prensa y radio.

Así mismo, se comunicará a la administración de impuestos nacionales y territoriales sobre el inicio del trámite de sucesión para que estos investiguen si existen deudas pendientes por concepto de obligaciones tributarias y luego, informen a la Notaría sobre el estado de cuenta correspondiente.
Agotado el procedimiento, el Notario autorizará la solemnización de la sucesión, la cual será firmada por el apoderado de los interesados o por los mismos, según sea el caso.

Una escritura pública en Colombia 🇨🇴 es un documento que contiene la declaración de voluntad de una o varias personas 👥 para hacer un contrato.

Este documento demuestra que eres el dueño o dueña legal de una propiedad. Con la escritura podrás vender el inmueble o meterlo dentro de tu testamento para dejar el bien como herencia.

¿Cuál es el proceso de elaboración de una escritura pública?
La Notaría 68 de Bogotá explica que el proceso de elaboración de una escritura pública tiene las siguientes etapas:

Las declaraciones: esto se refiere a lo que quieres decir ante el notario.
Transcripción: en la notaría pasan a texto escrito ✍🏼 lo que declaras.
Lectura y aceptación del texto: luego de que escuchas o lees la transcripción, debes aprobar ☑️ y firmar el contenido.
Firmas: en este paso final, el notario, tú y los demás interesados deben firmar 🖋️ el documento para manifestar el compromiso adquirido.

¿En qué casos se debe tramitar una escritura pública?
Entre otros negocios jurídicos, es necesario que realices este trámite cuando compras o vendas un inmueble o cuando constituyas tu propia empresa en sociedad con otras personas.

Ten presente que la importancia de una escritura pública reside en que otorga valor probatorio a los convenios que estableces y determina una fecha 🗓️ específica en la que se dio origen al compromiso.

🔗 Escritura pública: ¿qué es y cuánto debes pagar?

🔗 ¿Qué es el contrato de arras? ¡Esto es lo que necesitas saber!

¿Cuál es el valor a pagar por una escritura pública?
En Colombia, año tras año se actualizan las tarifas correspondientes a gastos notariales 💰, elaboración de escrituras y demás actos que se realizan en notaría. Te invitamos a 👉🏼 consultar aquí el listado de precios notariales que rige desde el pasado febrero 2022.

¿Qué debe pagar el vendedor y el comprador?
La Superintendencia de Notariado y Registro informa que en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos, el vendedor debe cancelar lo siguiente:

100% de Retención en la Fuente. 💰
50% de derechos notariales, como se estipula en el artículo 223 del Decreto 960 de 1970, reglamentado por el artículo 142 del Decreto 2148 (compilado en el Decreto 1069 de 2015), en concordancia con el artículo 1862 del Código Civil.
50% de impuesto de Registro, Ley 223 de 1995, artículo 227.
Por su parte, el comprador debe correr con estos gatos:

50% de derechos notariales, tal como lo establece el artículo 223 del Decreto 960 de 1970, reglamentado por el artículo 142 del Decreto 2148 (compilado en el Decreto 1069 de 2015).
Si es venta con hipoteca, el 100% de los derechos notariales los paga el comprador. Ley 788 de 2003, artículo 58.
50% de impuesto de Registro, Ley 223 de 1995, artículo 227.
50% derechos de registro.
Ojo, si en el mismo acto hay cancelación de afectación de vivienda familiar, todos los gastos relacionados con esto, notariales, de impuesto de registro y derechos notariales, los paga el VENDEDOR. 😯

¿Dónde se registran las escrituras públicas?
notaria publica
Para que este documento tenga validez debe ser registrada en una notaría, ante un notario. El decreto 2148 de 1.983 estipula que el notariado es un servicio público e implica el ejercicio de la fe notarial.

Además, señala que el notario no autorizará la realización de una escritura pública cuando podría ser nula por incapacidad absoluta de alguno de los otorgantes o por estar clara y expresamente prohibido 🚫 en la ley.

Un poder es un documento público autorizado por un notario que permite a una persona o empresa designar a otra como su representante para que actúe en su nombre en determinados actos jurídicos, de modo que el representante deberá acreditar su cualidad de apoderado mediante la exhibición de la copia autorizada del poder.

El poderdante es, en principio, libre para revocar el poder en cualquier momento, solicitando al representante la devolución de la copia autorizada del poder. Si este se negara, será conveniente otorgar una escritura de revocación del poder, y notificar la revocación al representante mediante un notario, que no tiene porqué coincidir con aquel ante quien se otorgó inicialmente el poder.

La firma electrónica reconocida permite remitir telemáticamente y de manera inmediata copias autorizadas de poderes entre diferentes notarios, así como facilitárselas a ciudadanos y empresas, sin que sea necesaria la remisión de la copia autorizada en papel, ahorrando así un tiempo valioso en el otorgamiento de la escritura en la que intervendrá el apoderado.

Los poderes notariales tienen reconocimiento internacional. La denominada Apostilla de la Haya permite que se reconozca la eficacia jurídica de un poder entre países firmantes del Convenio de la Haya (en la actualidad, muy pocos países no se han adherido a este tratado). La apostilla consiste en una anotación sobre el documento público notarial que certifica la autenticidad de los documentos públicos expedidos en otro país.

Según el artículo 198 del Reglamento Notarial, “los notarios, previa instancia de parte (…) extenderán y autorizarán actas en que se consignen los hechos y circunstancias que presencien o les consten y que por su naturaleza no sean materia de contrato”.

El objeto del acta notarial son, por tanto, los hechos, a diferencia de otros documentos notariales, como las escrituras públicas y las pólizas, en las que se recogen contratos. “Las actas notariales tienen como contenido la constatación de hechos o la percepción que de los mismos tenga el notario, siempre que por su índole no puedan calificarse de actos y contratos, así como sus juicios y calificaciones” (artículo 144 del Reglamento Notarial).

Ello significa que el notario en las actas se limita a dar fe de hechos que percibe por sus sentidos, aunque también de otros que no se perciben directamente por los sentidos pero que el notario puede considerar acreditados previas las pruebas pertinentes, como en las actas de notoriedad. Pero, en todo caso, las actas no pueden recoger contratos, propios de escrituras y pólizas, en las que la intervención notarial es mucho más amplia.

El valor de un acta notarial reside en que prueba de manera incontestable el hecho que constituye su objeto, sin que sea discutible ni siquiera en sede judicial, salvo querella de falsedad. Su utilidad es grande pues permite al ciudadano pre-constituir pruebas de hechos que probablemente habrán de ser alegados posteriormente en el ámbito judicial, administrativo o privado, cuando quizá esos hechos ya no puedan reiterarse o probarse por haber desaparecido sus efectos, ya se trate de manifestaciones, notificaciones, existencia de objetos, documentos –incluso electrónicos- o personas.

Ahora bien, aunque la autorización de estos documentos es más flexible que la de las de escrituras o pólizas, tiene también unos límites. Así, será necesario: un interés legítimo por parte de quien inste el acta (alguna razón suficiente para inmiscuirse en la esfera jurídica de los demás); que la conducta que se pide al notario sea legal en sí misma (que no viole la intimidad, la propia imagen o el domicilio de los demás, por ejemplo); que no se invadan esferas judiciales o administrativas (no cabe, por ejemplo, requerir a la Administración, que ya tiene sus canales para este objetivo, ni recoger manifestaciones que pertenezcan al ámbito penal); que la actuación notarial no sea sorpresiva (vgr., el notario deberá hacer saber al requerido su calidad de notario, el objeto de su presencia, así como su derecho a contestar); que el acta no recoja consideraciones que requieran conocimientos periciales que el notario no tiene porque tener. En todo caso, la actuación del notario ha de ser imparcial, pues si bien debe recoger el interés particular del que le requiere, no puede obviar parte de la verdad que constate ni recoger realidades que induzcan claramente a confusión.

El acta, como documento público que es, queda custodiada en el protocolo del notario que lo autorizó, y de ella pueden pedir copias no sólo el que la instó, sino también cualquier persona que pueda tener interés legítimo en conocer su contenido y, por supuesto, la autoridad judicial cuando de alguna manera incidan en materia penal.